Los 20 atajos de Excel que de verdad ahorran tiempo

Hay listas de cien atajos de Excel que nadie memoriza. Estos son veinte, elegidos por una regla: que se usen todos los días y que hagan algo que con el ratón tarda de verdad.

Moverse y seleccionar

• Ctrl + flechas: salta al final del bloque de datos en esa dirección. En una hoja de 5000 filas, llegas al final en una tecla.
• Ctrl + Shift + flechas: lo mismo, pero seleccionando. Es la forma correcta de seleccionar una columna entera de datos sin agarrar 900.000 celdas vacías.
• Ctrl + Inicio: vuelve a A1 desde donde estés.
• Ctrl + Fin: te lleva a la última celda con datos. Sirve para detectar filas basura que no sabías que tenías.
• Ctrl + Av Pág y Ctrl + Re Pág: cambia de hoja sin tocar el ratón.

Editar sin perder el hilo

• F2: entra a editar la celda. Mucho más rápido que el doble clic.
• Alt + Enter: salto de línea dentro de la misma celda.
• Ctrl + Enter: escribe lo mismo en todas las celdas seleccionadas de una vez.
• Ctrl + D: copia hacia abajo la celda de arriba. Para rellenar una columna, imbatible.
• Ctrl + R: lo mismo hacia la derecha.

Formato

• Ctrl + 1: abre el cuadro de formato de celdas. Es el atajo que más veces vas a usar.
• Ctrl + Shift + $: formato de moneda.
• Ctrl + Shift + %: formato de porcentaje.
• Ctrl + B: negrita. Ctrl + K: cursiva. Ctrl + S en algunas versiones subraya.

Fórmulas

• F4: alterna entre referencia relativa y absoluta. Estando dentro de la fórmula, con el rango seleccionado, pone los signos de dólar.
• Alt + =: inserta SUMA con el rango detectado automáticamente.
• Ctrl + `: muestra todas las fórmulas en lugar de sus resultados. Para auditar una hoja ajena no hay nada mejor.
• F9: con un trozo de fórmula seleccionado, calcula solo ese trozo. Sirve para encontrar dónde falla una fórmula larga.

Los tres que más tiempo ahorran

• Ctrl + T: convierte el rango en tabla. Filtros automáticos, formato y rangos que crecen solos.
• Ctrl + Shift + L: activa o desactiva los filtros.
• Ctrl + Alt + V: pegado especial. El que usarás siempre es "Valores", para pegar resultados sin arrastrar fórmulas.

Cómo memorizarlos

No intentes con los veinte a la vez. Elige tres, oblígate a usarlos durante una semana sin tocar el ratón para esas acciones, y recién entonces suma otros tres. En un mes los tienes todos en los dedos.

Si trabajas en Mac, cambia Ctrl por Cmd en casi todos. Las excepciones son F2 y F4, que en Mac suelen necesitar la tecla Fn.

Los que evitan desastres

• Ctrl + Z: deshacer. Obvio, pero Excel guarda hasta 100 pasos: puedes retroceder mucho más de lo que crees.
• Ctrl + Y: rehacer, por si te pasaste deshaciendo.
• Ctrl + G: guardar. Acostúmbrate a pulsarlo cada vez que terminas un bloque de trabajo.
• F12: guardar como. Para crear una copia antes de hacer un cambio grande.
• Esc: cancela la edición de la celda sin guardar lo que escribiste. Salva de muchos errores.

Selección avanzada

• Ctrl + Shift + Fin: selecciona desde donde estás hasta la última celda con datos.
• Ctrl + barra espaciadora: selecciona la columna entera.
• Shift + barra espaciadora: selecciona la fila entera.
• Ctrl + clic: añade celdas sueltas a una selección existente.
• Ctrl + Shift + O: selecciona todas las celdas que tienen comentarios.

Filas y columnas

• Ctrl + signo más: inserta fila o columna, según lo que tengas seleccionado.
• Ctrl + signo menos: elimina lo seleccionado.
• Ctrl + 9: oculta la fila. Ctrl + 0: oculta la columna.
• Alt + Shift + flecha derecha: agrupa filas o columnas, para poder plegarlas.

Trucos que no son atajos pero lo parecen

Doble clic en el controlador de relleno

Escribe una fórmula en la primera fila y haz doble clic en el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda. Excel la copia hasta el final del bloque de datos, sea de 10 filas o de 40.000. Arrastrar con el ratón hasta la fila 40.000 es una pérdida de tiempo.

Doble clic en la línea entre encabezados de columna

Ajusta el ancho al contenido. Si seleccionas varias columnas antes, las ajusta todas.

Escribir en varias hojas a la vez

Selecciona varias pestañas con Ctrl + clic y lo que escribas se replica en todas. Muy útil para armar doce hojas mensuales idénticas. Acuérdate de desagrupar después: es fácil olvidarlo y sobrescribir datos sin darte cuenta.

Si trabajas en Excel para la web

La versión en navegador reconoce la mayoría de estos atajos, pero algunos los captura el propio navegador. Ctrl + G, por ejemplo, abre la búsqueda del navegador en vez de guardar. En la versión web el guardado es automático, así que ese en concreto no hace falta.